Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 24.06.2026.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest FIFO Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą we Wrocławiu (ul. Kanonia 9, 50-328 Wrocław), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001047768 (Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 8982295483, REGON 525881729 (dalej „Administrator", „my"). Kontakt w sprawach danych: biuro@fifo.com.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD).
2. Czego dotyczy ta polityka
Polityka opisuje przetwarzanie danych w usłudze AutoQuote / FIFO AQS — narzędziu do składania ofert na sprzęt gastronomiczny, dostępnym przez panel administracyjny oraz konektor.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta: adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako nieodwracalny skrót PBKDF2), sekret 2FA, rola, przypisana organizacja, daty utworzenia i ostatniego logowania.
- Dane organizacji: nazwa firmy, wybrany plan i limity, logo (jeśli wgrane).
- Dziennik aktywności: data i czas, e-mail/organizacja, użyte narzędzie i krótki opis działania (np. „wyszukano: piec → 8 wyników").
- Oferty: numer i nazwa zadania, sumy, liczba pozycji, autor, status, odnośniki do wygenerowanych plików.
- Pozycje ofert: identyfikatory produktów (SKU) i ilości — co i w jakiej liczbie jest wyceniane.
- Pliki ofert: wygenerowane arkusze .xlsx, które mogą zawierać dane wpisane w zapytaniu (np. nazwy, parametry, dane kontrahenta).
- Treść zapytań: dane, które wklejasz do AI (e-mail, PDF, specyfikacja), przetwarzane w celu złożenia oferty.
- Dane techniczne: adres IP (ochrona przed nadużyciami i ograniczanie prób logowania) oraz niezbędny plik cookie sesji.
- Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, telefon, treść wiadomości oraz adres IP (zabezpieczenie przed spamem) — przetwarzane w celu obsługi Twojego zapytania.
4. Cele i podstawy prawne (RODO)
- Świadczenie usługi (konto, wyszukiwanie, wycena, generowanie ofert) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
- Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, dzienniki, rozwój i jakość usługi oraz statystyki zagregowane — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
- Obowiązki prawne (np. rozliczenia, odpowiedzi na żądania uprawnionych organów) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — tam, gdzie jej wymagamy (np. działania marketingowe, cookies nie-niezbędne); zgodę można wycofać w każdej chwili.
5. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)
Powierzamy dane dostawcom przetwarzającym je na nasze zlecenie:
- Railway — hosting aplikacji (region UE);
- Supabase — baza danych i przechowywanie plików ofert (region UE);
- Resend — dostawca poczty transakcyjnej (wysyłka do nas powiadomień o wiadomościach z formularza kontaktowego);
- Cloudflare — ochrona przed botami i spamem (mechanizm Turnstile w formularzu i przy logowaniu) oraz warstwa sieciowa;
- Wybrany przez Ciebie dostawca AI (np. Anthropic Claude, OpenAI ChatGPT, Google Gemini) — dane wklejone do AI są przetwarzane także przez tego dostawcę, na podstawie Twojej umowy z nim i jego polityki prywatności.
6. Udostępnianie zagregowanych statystyk partnerom i producentom
Aby rozwijać usługę i współpracować z producentami sprzętu, możemy udostępniać partnerom zagregowane i zanonimizowane statystyki rynkowe — np. jak często dany artykuł lub kategoria jest wyceniana/sprzedawana. Dane te są łączone i pozbawione identyfikatorów, więc nie pozwalają zidentyfikować osoby ani pojedynczej firmy i nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO. Nie udostępniamy partnerom Twoich danych osobowych, treści ofert ani danych Twoich klientów bez odrębnej podstawy prawnej lub Twojej zgody.
7. Przekazywanie poza EOG
Dane przechowujemy w regionie Unii Europejskiej. Niektórzy dostawcy infrastruktury (np. Railway, Cloudflare) mają siedzibę w USA — w razie przekazania danych poza EOG opieramy się na zabezpieczeniach wymaganych RODO, w szczególności standardowych klauzulach umownych (SCC) stosowanych przez tych dostawców.
8. Okres przechowywania
- Dane konta — przez czas korzystania z usługi oraz po jego zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.
- Dziennik aktywności — do 24 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia.
- Oferty i ich pliki — przez czas niezbędny do obsługi i wynikający z przepisów (np. rozliczenia).
- Wiadomości z formularza kontaktowego — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłużej w celu ustalenia lub obrony roszczeń.
- Statystyki zagregowane (zanonimizowane) — bezterminowo (nie są danymi osobowymi).
9. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody. Aby skorzystać — napisz na biuro@fifo.com.pl. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych konta jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z usługi — bez nich nie możemy jej świadczyć.
11. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Usługa proponuje dobór produktów i ich kolejność (np. preferowani producenci), ale ostateczną ofertę zawsze zatwierdza człowiek (handlowiec). Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
12. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie połączeń (HTTPS), hasła w postaci skrótów, opcjonalne 2FA, ograniczenie dostępu do danych w obrębie organizacji oraz kontrolę liczby prób logowania.
13. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować; o istotnych zmianach poinformujemy w panelu lub e-mailem.